‘Voor ons is de geheimhouding belangrijk’. Vertalingen en vertrouwelijkheid: hoe zit het eigenlijk ermee?

Vertrouwelijkheid garanderen? Hoe doe je dat?

Onlangs kreeg ik een verzoek om een offerte voor een grote vertaling Pools. De prijs en de leveringsvoorwaarden vond mijn nieuwe klant prima, er bleef alleen nog een belangrijke vraag over:

‘Hoe kan ik er zeker van zijn dat er vertrouwelijk wordt omgegaan met mijn documenten? Is er een standaard manier om de geheimhouding te garanderen?’

Ik werd heel blij van deze vraag: iedereen wil natuurlijk graag weten dat zijn/haar documenten veilig zijn. Of het nou om bedrijfszaken gaat, of een geboortakte.

Tot nu toe vond ik een zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met gegevens en documenten van mijn klanten zo vanzelfsprekend dat ik daar niet stil heb gestaan. Toch is het fijn om duidelijk te vertellen hoe ik de geheimhouding garandeer.

Geheimhoudingsverklaring

Ik sta open voor om een geheimhoudingsverklaring (zogenaamd NDA) te ondertekenen waarbij expliciet wordt gezegd dat ik de documenten niet mag verspreiden. Ik overleg graag met elke klant wat de verklaring precies inhoudt, welke informatie geheim blijft en voor hoe lang.

U kunt voorbeelden van geheimhoudingsverklaringen online vinden.

Gedragscode voor beëdigde tolken en vertalers

Als beëdigd vertaler hou ik me bovendien aan de gedragscode voor beëdigde tolken en vertalers. Daarin worden regels met betrekking tot geheimhouding bepaald.

1.4. Geheimhouding

Tolken en vertalers nemen volledige geheimhouding in acht, behoudens wettelijke verplichtingen, jegens alle niet bij een opdracht betrokken personen of instanties. Deze geheimhouding heeft betrekking op alles wat hun in het kader van een opdracht is toevertrouwd, ongeacht of dit door de opdrachtgever of een derde is gedaan. (…) De geheimhoudingsplicht blijft gelden na beëindiging van de opdracht.

1.6 Te gelde maken van verkregen informatie

Tolken en vertalers onthouden zich ervan gegevens dan wel informatie waarvan zij in de uitoefening van hun beroep kennis hebben gekregen, ten eigen voordeel te gebruiken. In het bijzonder mengen zij zich niet in de zakelijke contacten tussen een opdrachtgever en diens cliënten.

Deze informatie was genoeg voor de klant om met mij in zee te gaan. Ondertussen is het een vaste fijne samenwerking geworden. Heeft u ook vragen over geheimhouding en manier waarop ik met uw documenten omga? Neem dan contact met mij op!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *